Contoh Latar Belakang masalah

 BAB I

PENDAHULUAN 

A.    Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

            Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah Arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

            Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

            Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan.Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Dari sisi pandang keilmiahan, kegiatan arsip dan pengarsipan selama ini masih terlihat sebagai kegiatan teknis. Dan ini sebenarnya hampir sama dengan kesan yang muncul ketika orang mencoba mereduksi kegiatan perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record management, maupun sistem informasi sangat mudah menimbulkan kesan “pertukangan” atau “teknis prosedural”, sebab kesemua bidang ini memang sarat oleh kegiatan teknis.

Disamping itu, Mengingat ruang lingkup pelayanan umum yang diberikan oleh instansi/ lembaga sangat luas dan kompleks baik menurut jenis maupun sifat maka upaya menetapkan dasar-dasar pelayanan umum tersebut merupakan hal yang mendasar & sangat perlu untuk mengatasi kompleksitas tersebut. Sehingga pelayanan umum dapat digambarkan sbb :

1. Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/lembaga di bidang pelayanan umum.
2. Mendorong agar dapat mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan umum dapat diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil guna.
3. Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan peran serta masyarakat utk mencapai pembangunan serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat luas.

Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat adalah merupakan perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat didalam melaksanakan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata masih banyak pelayanan kepada masyarakat masih rendah.

Kasus-kasus yang ada dalam masyarakat pengurusan ke instansi pemerintah dapat ditemukan misalnya, mental aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini dapat dikatakan mempunyai unsur korupsi, kronis dan nepotisme.Kejadian diatas mempunyai unsur biaya yang tinggi dan tingkat kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik dalam kehidupan sosial maupun dalam kehidupan ekonomi.

Kasus-kasus diatas jika terus menerus akan berubah menjadi budaya, hal ini berbahaya  terhadap kemajuan sosial, politik, ekonomi dan hukum. Oleh karena itu untuk menanggulangi masalah tersebut perlu dikembangkan dan disebarluaskan sistem manajemen pelayanan prima sebagai syarat  pemenuhan kepuasan masyarakat.

Sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan / masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi pelayanan.

Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedur  dan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan  yang :

1. Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yang  ditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian pelayanan.
2. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang yang menerima   pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau.

Kantor Arsip Daerah Kota Medan adalah unsur penunjang Pemerintah Kota Medan yang dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Kantor Arsip Daerah Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah dibidang kearsipan dan melaksanakan tugas pembantuan di bidang pengelolaan dan pelayanan kearsipan. Sistem pengelolaan kearsipan yang tepat adalah salah satu indikator penyelenggaraan pemerintahan yang baik, antara lain terlaksananya administrasi pemerintahan yang benar dan hal ini tidak terlepas dari terlaksananya penataan sistem pengelolaan kearsipan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi satu organisasi di lingkungan Pemerintah Kota Medan.

Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul :

“PERANAN ARSIP DALAM PENINGKATAN  PELAYANAN PRIMA DI KANTOR ARSIP KOTA MEDAN”

A.    Perumusan Masalah

            Adapun masalah yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini adalah “Seberapa besar peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima pada kantor arsip daerah kota Medan”.

B.     Pembatasan Masalah

            Untuk memperjelas dan membatasi masalah ruang lingkup masalah dalam penelitian ini adapun pembatasan masalah adalah ”Pengelolaan arsip yang terkendali akan mewujudkan pelayanan prima yang baik di Kantor tersebut”.

C.    Tujuan Penelitian

Tujuan yang hendak dicapai melalui penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui bagaimana Peranan Arsip di Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam melaksanakan tugasnya.
2. Untuk mengetahui bagaimana Peningkatan Pelayanan Prima di Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam melaksanakan tugasnya.
3. Untuk mengetahui bagaimanaPeranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima pada kantor arsip daerah kota Medan.

D.    Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

1. Secara akademis, diharapkan penelitian ini dapat bermanfaat bagi penambahan data/referensi yang berkaitan dengan Kearsipan khususnya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Islam Sumatera Utara.
2. Secara Teoritis, penelitian ini diharapkan mampu menambah pengetahuan dan wawasan penulis yang diperoleh selama duduk dibangku kuliah.
3. Secara Praktis, khususnya bagi Kantor Arsip Daerah Kota Medan dengan adanya penelitian penulis ini diharapkan mampu menjadi suatu masukan untuk mengetahui Sejauh mana Kantor Arsip Daerah Kota Medan dalam peningkatan Pelayanan Prima.

E.     Kerangka Teori

1.      Pengertian Arsip

Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip adalah :“Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah”.

Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217) “The term ,archives may now be defined as follow : “Those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purpose and which have been deposited or have been selected for deposit in onarchival institution”. (istilah “arsip” dapatlah kini dirumuskan sebagai berikut: “warkat-warkat” dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

Dari segi bahasa Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archifium”.

Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.

Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak apapun ( cd, peta, perangko) yang di dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang sutau kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan.

2.      Fungsi dan Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa fungsi dan peranan arsip yaitu :

1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan
4. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
5. Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan serta perkembangan.
6. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
7. Sebagai pedoman kerja.
8. Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara lagsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan berbangsa dan bernegara.
9. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. 

3.      Defenisi Pelayanan Prima

Pelayanan adalah suatu kegiatan atau suatu urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung dengan manusia atau mesin secara fisik untuk menyediakan kepuasan konsumen.(Lehtinen 1983 p. 21).Pelayanan adalah sesuatu yang dapat diperjualbelikan dan bahkan tidak dapat dihilangkan (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)

.           Pelayanan Prima, sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan / masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi.

4.      Unsur-Unsur Pelayanan Prima

Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedur  dan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan  yang :

1. Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yang  ditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian pelayanan.
2. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang yang menerima    pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau.

Unsur-unsur kualitas pelayanan :

1. Penampilan.  Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan persyaratan seperti : wajah harus menawan,  badan harus tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik,  familiar dalam perilaku, penampilan penuh percaya diri, busana harus menarik
2. Tepat Waktu  & Janji. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan janji yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya selalu ingkar janji. Demikian juga waktu jika mengutarakan 2 hari selesai harus betul-betul dapat memenuhinya.
3. Kesediaan Melayani. Sebagaimana fungsi dan wewenang harus melayani kepada para pelanggan, konsekuensi logis petugas harus benar-benar bersedia melayani kepada para pelanggan.
4. Pengetahuan Dan Keahlian. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas harus mempunyai pengetahuan dan keahlian. Disini petugas pelayanan harus memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pelatihan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang luas dibidangnya.
5. Kesopanan & Ramah Tamah. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosial  rendah  maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang standar dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan.
6. Kejujuran Dan Kepercayaan. Pelayanan ini oleh pengguna jasa dapat dipergunakan berbagai aspek, maka dalam penyelenggaraannya harus transparan dari aspek kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam penyelesaian waktunya. Dari aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, dapat dipercaya dalam menyelesaikan akhir pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima dapat ditambah unsur yang lain.
7. Kepastian Hukum. Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus mempunyai legitimasi atau mempunyai kepastian hukum. Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian hukum jelas akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.
8. Keterbukaan. Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada masyarakat.
9. Efisien. Dari setiap pelayanan dalam berbagai urusan, tuntutan masyarakat adalah efisiensi dan efektifitas dari berbagai aspek sumber daya sehingga menghasilkan biaya yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas merupakan tuntutan yang harus diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius.
10. Biaya. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diperlukan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
11. Tidak Rasial. Pengurusan pelayanan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran dan politik dengan demikian segala urusan harus memenuhi jangkauan yang luas dan merata.
12. Kesederhanaan. Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan kemudahan, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.

F.     Kerangka Konsep

Dalam pelaksanaan penelitian ini ditetepkan kerangka konsep metodologi penelitian dalam bentuk variabel sebagai berikut :

1. Variabel Bebas (X) adalah variabel yang diduga sebagai penyebab atatu pendahulu dari varibel lain. Variabel bebas dalam penelitian ini adalah Peranan Arsip.
2. Variabel Terikat (Y) adalah variabel yang diduga sebagai akibat atau apa yang dipengaruhi oleh variabel yang mendahulinya. Variabel terikat dalam penelitian ini adalah Peningkatan Pelayanan Prima.
3. Variabel Antara (Z) adalah jumlah gejala yang tidak dapat di kontrol, akann tetapi dapat di perhitungkan pengaruhnya terhadap variabel bebas.

Gambar 1 kerangka konsep

G.    Operasional Variabel

Dari judul dan perumusan masalah sudah tergambar pada penelitian ini penulis menggunakan dua Variabel yaitu Peranan Arsip dan Peningkatan Pelayanan Prima Sedangkan indicator dalam penelitian ini adalah:

Adapun indicator Peranan Arsip variabel adalah bebas:

1.      Menyimpan

2.      Menata

4.      Mengatur

Sedangkan indikator Peningkatan Pelayanan Prima variabel terikat adalah:

1.      Sikap Pegawai (Attitude)

2.      Perhatian Pegawai ( Attention)

3.      Tidak Rasial ( No Racism)

4.      Tindakan Pegawai (Action)

Gambar II Operasional Variabel

Variabel Bebas (X) Peranan Arsip 1.      Menyimpan 2.      Menata 3.      Mengklarifikasi 4.      Mengatur

Variabel Terikat (Y) Peningkatan Pelayanan Prima 1.      Sikap Pegawai (Attitude) 2.      Perhatian Pegawai (Attention) 3.      Tidak Rasial (No Racism) 4.      Tindakan Pegawai (Action)

H.    Hipotesis

            Hipotesis adalah anggapan atau jawaban sementara terhadap suatu masalah yang sedang di teliti untuk dapat memberikan suatu gambaran yang masih di uji atau dibuktikan kebenarannya.

              Berdasarkan perumusan masalah di atas. Dikemukakan hipotesis sebagai berikut: ” Ada pengaruh peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima kantor daerah kota Medan”.

I.       Metode Penelitian

1.      Lokasi penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan analisis kuantitatif (Korelasional), yaitu suatu metode yang diguanakan untuk memecahkan suatu masalah dengan cara mengumpulkan data-data, menyusun dan mengklasifikasikannya, menganalisis dan mengadakan interpretasi data sehingga memberikan suatu gambaran tentang suatu keadaan secara obyektif berdasarkan teori yang ada.

2.      Lokasi Penelitian

Adapun lokasi penelitian yang penulis teliti adalah Kantor Arsip Daerah Kota Medan.

3.      Populasi

Arikunto (1998 : 15) menyatakan bahwa populasi merupakan keseluruhan subyek yang akan diteliti. Apabila seseorang ingin meneliti semua elemen yang ada dalam wilayah penelitian, maka penelitiannya merupakan penelitian populasi.

Berdasarkan pendapat diatas, maka yang menjadi populasi dalam penelitian ini adalah seluruh jumlah pegawai yang bekerja di KantorArsip Daerah Kota Medan yang berjumlah 32 orang.

4.      Sampel

Sampel merupakan bagian dari populasi. Arikunto (1998 : 120), mengemukakan tentang penarikan sampel penelitian yaitu untuk sekedar ancer-ancer maka apabila subyeknya kurang dari 100 orang lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi. Selanjutnya jika jumlah seubyeknya lebih besar dari 100, maka dapat diambil 10-15% atau 20-25% atau lebih.

Berdasarkan pendapat di atas, maka penulis mengambil sampel seluruh jumlah pegawai Kantor Arsip Daerah Kota Medan yaitu 32 pegawai.

5.      Teknik pengumpulan data

Dalam menyusun Skripsi, perlu adanya metode atau pedoman yang menjadi dasar dalam pengambilan bahan atau data yang relevan dengan judul.
Oleh karena itu dalam menganalisa data, peneliti  menggunakan metode penelitian sebagai berikut

1. Penelitian kepustakaan (Library Research) yaitu data yang penulis peroleh dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan Skripsi Minor ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penulis langsung malakukan penelitian di Kantor arsip daerah kota Medan dengan menggunakan teknik pengumpulan data.

6.      Jenis Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisa korelasional yang memberi gambaran peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima di kantor arsip kota Medan.

7.      Teknik Analisis Data

Untuk mengetahui pengaruh antara Variabel Bebas terhadap Variabel terikat dengan menggunakan rumus Person Moment Corelation. Dengan demikian data dan kata yang di peroleh di lokasi penelitian dengan cara mengumpulkan, mengklarifikasikan, dan menginterpretasikan data yang diberhubungan dengan masalah yang dihadapi, dimana data dan fakta digambarkan dan dijelaskan sebagaimana adanya.

Sugiyono (2005:212)

Dalam hal ini :

Rxy     : Koefisien korelasi variabel X dan Y

X         : Variabel Bebas

Y         : Variabel Terikat

N         : Jumlah Sampel

                Selanjutnya untuk mengetahui seberapa besar pengaruh Variabel X dan Y menggunakan Rumus Determinan dari Sugiyono (2003:215) yaitu:

 X 100%

Sugiyono (2005 : 213)

Keterangan :

D         : Koefesien Determinan

Rxy     : Koefesien Korelasi Produck Momen

  

J.      Sistematika Penulisan

Untuk dapat memudahkan melihat dan memahami apa yang dibahas dalam Penelitian  ini ,maka penelitimenguraikan dalam lima bab sebagai berikut :

BAB I                         :Pendahuluan yang menguraikan tentang Latar Belakang Masalah Pokok Penelitian, Tujuan dan Kegunaan Penelitian, Metode Penelitian, Lokasi Penelitian dan Sistematikapembahasan.

BAB II           :Landasan teori yang mengemukakan tentang Pengertian Kearsipan, Pengertian Manajemen Kearsipan, Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis, Pengertian, Fungsi Kearsipan, Penyusutan Arsip dan Perlindungan arsip dan pelayanan prima

BAB III          :Gambaran umum objek penelitian yang melihat Struktur Organisasi dan Mekanisme Kerja di kantor arsip Kota Medan.

BAB IV          :Hasil dan Pembahasan, yang membahas mengenai Penyimpanan dan Penyusutan Arsip, Pemakaian dan Pemeliharaan Arsip Dalam Menunjang Efisiensi Kerja di Kantor arsip daerah kota Medan, serta Permasalahan Yang Dihadapi.

BAB V           :Penutup yang terdiri atas Simpulan dan Saran-saran