BAB IIURAIAN TEORITIS
A.
Arsip
1.
Pengertian Asip
Secara
bahasa Arsip mengalami perkembangan Dalam bahasa Belanda disebut
archief.Dalambahasa inggris disebut archive berasal dari bahasa yunani,yaitu
Arche yang berarti permulaan kemudian dari
Kata
Arche berkembang menjadi kata ‘taarchia’ yang berarti
catatan. Selanjutnya kata ‘ta archia’ berubah lagi menjadi kata ‘archeon’ yang
berarti’ gedung pemerintah’
Menurut Istilah
terdapat banyak pengertian tentang arsip
.Berikut adalah beberapa pengertian tentang arsip.
Dalam
kamus Besar Bahasa Indonesia,Arsip adalah dokumen tertulis [surat,akta,dsb]
lisan [pidato,ceramah,dsb] atau bergambar[foto,film,dsb] dari waktu
lampau,disimpan dalam media tulis[kertas] elektronik [pita kaset, pita pidio,
disket computer,dsb] biasanya ci keluarkan oleh instansi resmi,cisimpan dan
dipelihara di tempat khusus untuk reperensi.
Dalam
Oxford Dictionary, kata Archive berarti public record; place in which these are kept[dokumen umum ,
dokumen yang dijaga].
Dr.Basir
Barthos menyebutkan dalam bukunya ‘Manajemen kearsipan ‘ bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan –keterangan mengenai sesuatu
subyek[pokok persoalan] ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingatan orang itu pula.
The
Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran
mengartikan arsip sebagai kumpulan
warkat yang disimpan secara relatur , berencana , karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan pokok Kearsipan , pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah;
a) Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok,dalam rangka relaksanaan kegiatan Pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-Badan
Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiataan kebangsaan.
Dari
beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip adalah
data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan
kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bias langsung
digunakan sewaktu-waktu).
Arsip
sering disamakan dengan dokumen.Namun keduanya berbeda. The International
Standart Organization mendefenisikan records (dokumen) sebagai informasi yang
diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh
organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau
transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefenisikan oleh Deserno dan Kynaston
sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum
sehingga disimpan secara permanen.
Kennedy
dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri
dari isi, struktur dan konteks.
1.
Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan sebagai “ pusat ingatan”,
sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka kegiataan “perencanaan”, “penganalisaan”,
pengembangan dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat
laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Setiap
kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada
kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan
kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat
dan benar haruslah ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Selain
itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.
Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah
bila mana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur.
2. Jenis Arsip
Jenis arsip
menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi :
a.
Arsip Dinamis ( Dokumen )
Arsip dinamis adalah
arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan
Penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.
Arsip
Dinamis ( Dokumen ) dibagi menjadi beberapa kategori :
- Dokumen Administrasif meliputi Dokumen Prosedur, formulir dan korespodensi contohnya, buku log yang menyangkut tugas pembukuan dan pemeliharaan perjalanan.
- Dokumen Akutansi meliputi Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait contohnya adalah tagihan.
- Dokumen proyek Yaitu yang berkaitan dengan proyek tertentu.
- Berkas kasus Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi,kontrak,dan lainnya.
Sedangkan berdasarkan penggunaannya ,arsip dinamis
dibagi meniadi;
1)
Dokumen Aktif,
yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun.
2)
Dokumen inaktif,
yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif disebut semi aktif jika hanya
digunakan minimal 5 kali dalamsetahun contohnya berkas pegawai yang sudah
pensiun.
b.
ArsipStatis
Arsip Statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelengaraan administrasi sehari-hari.Arsip Statis ini berada di arsip
Nasional Republik Indonesia atau di arsip nasional daerah.
3. Penggolongan Arsip
Berdasarkan subjek atau isinya, arsip dibedakan
menjadi beberapa macam antara lain;
a. Arsip keuangan, yaitu arsip yang
berhubungan dengan masalah keuangan misalnya;
1)
Laporan keuangan
2)
Surat Perintah
Membayar (SPM) Tunai
3)
Surat Perintah
Membayar (SPM) Giral
4)
Surat Permintaan
Pembayaran (SPP) Surat
Penagihan (SPn)
5)
Daftar Gaji
6)
Surat
Pertanggungjawaban (SPj).
b. Arsip kepegawaian,
adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian misalnya;
1)
Daftar riwayat
hidup pegawai
2)
Surat lamaran
3)
Surat-surat
pengangkatan pegawai
4)
Absensi pegawai
5)
Kartu tik
pegawai
6)
Kartu pegawai
(Karpeg)
c.
Arsip Pemasaran, Yaitu arsip yang berkaitan dengan
masalah-masalah pemasaran misalnya;
1) Surat
penawaran
2) Surat
pesanan
3) Surat
permintaan kebutuhan barang
4) Surat
perjanjian/kontrak penjualan/pembelian
5) Daftar
nama-nama nasabah,relasi .agen,distributor
6) Daftar
harga barang
7) Daftar
daerah pemasaran
d.
Arsip Pendidikan, segala arsip yang berhubungan dengan
masalah-masalah pendidikan seperti :
1) Garis-garis
besar program pengajaran (GBPP)
2) Satuan
Pelajaran(SP)
3) Program
Pengajaran
4) Rekapitulasi
pelaksanaan Proses Belajar Mengajar
5) Daftar
afsensi siswa dan guru.
4.
Manajenen
Kearsipan
Manajemen kearsipan
adalah proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik
dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Ada dua model dalam mengelola
arsip yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk
mengelola dokumen kertas secara manual dan
Records Continum Model (Model
Arsip Berkelanjutan)
yang lebih tepat guna Mengelola arsip elektronis.
1)
Life Cycle Model (Model Siklus Hidup), Siklus hidup arsip merupakan konsep
penting dalam Records Management ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan
dan digunakan.sebuah siklus kehidupan adalahKumpulan dari beberapa fase daur
hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Lamanya
siklus Hidup bervariasi, sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol
(0) hari,atau siklus Hidup
tidak boleh memiliki akhir yg di tetapkan.masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu
dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan Catatan khusus bahwa administrator
arsip kinerja di awal atau di akhir fase.bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup. Setelah arsip dibuat,itu harus diajukan
sesuai dengan yang ditetapkan,skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana
akan tersedia untuk pengambilan keputusan atau Kebijakan
oleh pengguna yang berwenang.ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung,catatan data
yang akan dihapus dari aksebilitas aktif. Tergantung
pada sifat dari arsiptersebut,dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip
adalah baik
dipertahankan,ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan.
Secara lebih
rinci,menurut sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan ( Life Span Of Records )
atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip,dapat dibagi menjadi empat yaitu :
1)
Tahap Pencipta Arsip
Tahap
ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya
berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap
dari korespondesi management, jadi sebenarnya tidak terdapat record management,
tetapi karna kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga di
ketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan.
Tahap
penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan
menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan
nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah
pengembangan dan penyusunan form baru bagi organisasi, seperti form buat
pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan form pemesanan barang.Apabila
dilihat lebih lanjut, ukuran dokumen juga relatif berbeda dengan dokumen yang
di gunakan untuk berkorespondensi dengan partner organisasi.
2)
Tahap Pengurusan dan Pengendalian
Tahap
ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda
sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan
atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat
tersebut. Biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda.Pemanfaatan teknologi
modern dalam mengelola arsip di berbagai Negara maju telah dimulai sejak lama.
Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem
document imaging.
Berikut
ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu dilakukan dalam
pengelolaan arsip secara modern .pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat
menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip
dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di
antara alasannya adalah jika
di perhitungkan dari segi biaya, maka biaya langsung terbesar yang diperlukan
pada pengelolaan arsip secara konvesional adalah biaya pekerja/petugas arsip
yang harus menangani pencarian/penelusuran,pengiriman dan penempatan kembali
arsip di tempat penyimpana semula. Paling tidak kegitan tersebut juga
memerlukan waktu yang tidak sedikit.Bila untuk mencari sebuah arsip saja
memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk
melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan,
menggandakan,menempatkan kembali, dst). Pendeknya biasa dibayangkan jika
seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka
,ereka tentu akan menghabiskan biaya,waktu dan tenaga yang tidak sedikit.
Biaya
untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani sebagai arsip yang akan disimpan
masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktipitas
penyimpanan (mem-file) arsip secara fisik pada tempat penyimpanan yang memadai
dan mendistribusikannya.
Cukup
besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit
kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan
individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan,biaya seseorang dianggap
penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala
sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja
lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau harus
melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang
diperlukan (Sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa
berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang mampu
menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang
pertama kalinya.
Sistem
document imaging memiliki kemampuan pengendalian akseas yang lebih aman
dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak dapat
mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke
pangkalan data atau tercantum pada derektori yang ada didalamnya . Sistem
penyimpanan dokumen (the repositora) dalam prokram tersebut dapat mengontrol
setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama
tertentu.
Dengan
sistem documen imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang
sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan .Hal ini dapat untuk mendukung
kegiatan konfrensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak
pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus
3)
Tahap Refrensi
Pada
tahap ini,surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi
sehari-hari, dan
surat tersebut diklarisifikasikan,diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesaidigunakan defiling (penataan berkas)dan
kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
Dengan
digunakan sistem filing (penataan berkas) dapat mempermudah dalam tahap ini pada
dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu Sistem
abjad,sistem subjek,sistem kronologis (tanggal),sistem nomor,dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan
atas sistem abjad,pemberian kode arsip disesuaikan
dengan urutan abjad.kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan
arsip dengan mendasarkan
pada perihal surat atau pokok isi surat.dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah
yang dihadapi sehari-hari.masalah tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi masalah
utama (main subject), sub
masalah (sub subject) dan
sub-sub masalah (sub-sub subject).untuk memperlancar penerapan sistem subjek
ini perlu
dibuat indeks subjek.
Penyimpanan
arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal
penerimaan surat.untuk surat masuk,penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat, tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada
surat.penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor
atau kode yang berupa angka-angka.pada system nomor ini dikenal sistem terminal digit
dan sistem klasifikasi desimal.
Adapun
sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas
wilayah-wilayah tertentu,misalnya pulau, Provinsi, Kota, dan
sebagainya.dalam kaitan ini,
Kriteria sistem kearsipan yang baik
menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah
a) Mudah dilaksanakan,
b) Mudah dimengerti,
c) Murah/ekonomis,
d) Tidak memakan tempat,
e) Mudah dicapai,
f) Cocok bagi organisasi atau lembaga,
g) Fleksibel atau luwes (sesuai
perkembangan),
h) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan
arsip,
i)
Mempermudah
pengawasan.
4)
Tahap Penyusutan
Tahap
ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintah
masing-masing.
Pelaksanaan
penyusutan arsip pada lembaga-lembaga Negara/badan-badan Pemerintah dapat dilakukan dengan 2
(dua) cara yakni berpedoman pada jadwal retens Arsip
(JRA) dan SE/01/1981. Bagi
lembaga yang sudah memiliki jadwal retensi Arsip (JRA), melaksanakan penyusutan
arsip dengan berpedoman pada JRA tersebut.Hal ini berlaku bagi arsip-arsip yang
tercipta sesudah Jadwal Retansi (JRA) ditetapkan.Sedangkan arsip-arsip yang
tercipta sebelum Jadwal Retansi (JRA) ditetapkan, pelaksanaan penyusutan di
dasarkan pada SE/01/1981.
Secara
teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga Negara/ Badan Pemerintah dapat
dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut yakni : pendataan
arsip,pemberkasan/pengelompokkan arsip sehingga dapat ditentukan nilai
guna,jangka simpan dan nasib akhir arsip yang bersangkutan untuk disimpan
sementara,disimpan lestari di arsip nasional republik Indonesia
(ANRI)/Badan/kantor kearsipan daerah otonom atau dimusnahkan.
Prosedur
penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengola ke unit
pengarsipan, penyerahan arsip bernilai guna sekunder ke arsip Nasional Republik
Indonesia ( ANRI ) / Badan / Kantor Kearsipan Daerah Otonom dan pemusnahan
arsip yang telah habis jangka simpan nilai gunanya.
Dari
hasil kegiatan ini akan terdapat tiga jenis arsip, yaitu arsip yang masih aktif yang digunakan dalam
kegiatan sehari – hari tetapi disimpan di Unit Pengola, jenis ke dua yaitu
arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong, tembusan yang
rangkap ( double ), arsip yang penting tetapi sudah menurun penggunanya
langsung dipindahkan ke Unit Kearsipan, menjadi arsip inakfit. Perlu diketahui pula, bahwa kegiatan
penyusutan ini dapat pula terjadi ke Unit
Kearsipan, yaitu penyusutan arsip
inaktif. Kegiatan ini biasanya dilaksanakan oleh suatu panitia penyusutan
atau pemusnahan arsip yang dibentuk oleh suatu Lembaga – lembaga Negara atau
Badan Pemerintah masing – masing dan diikuti oleh serta pula Arsip Nasional,
serta BANK atau Bepeka sesuai dengan informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut, apakah masalah kepegawaian atau masalah keuangan.
Arsip
inaktif yang masih digunkan dalam kegiatan Lembaga – lembaga Negara atau Badan
Pemerintah yang bersangkutan akan tetap disimpan di tempatnya ( Unit Kearsipan
), sadangkan arsip yang sudah turun nilai kegunaannya dan tidak atau jarang
diguanakan dalam kegiatan sehari – hari, maka dibuat pertelaan dan kemudian
diserahkan ke Arsip Nasional untuk disimpan selanjutnya sebagai arsip statis.
Jelasnya
bahwa Arsip Nasional adalah tahap pemerintah atau swasta untuk kepentingan
penelitian ilmiyah dalam segala bidang atau menjamin keselamatan atau
memelihara bahan pertanggung jawaban Nasional tersebut tentang perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sesuai dengan Peraturan Pemerinta Nomor:
34 / tahun 1979 penyusutan berati:
a) Memindahkan
arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga –
lembaga Negara atau Badan – badan Pemerintah masing – masing.
b) Memusnahkan
arsip sesuai dengan ketentuan – ketentuan yang berlaku.
c) Menyerahkan
arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Dalam
kenyataannya selama ini masalah penyesutan atau pemusnahan arsip belum
diselenggarakan begaimana mestinya. Memang zaman Hindia Belanda dulu telah
mengatur terutama selaki mengenai pemusnahan arsip, yaitu sejak tahun 1881
sampai dengan tahun 1938 telah dikeluarkan “Bijblad of the Staatsblad” (
Tambahan Lembaga Negara ) berturut – turut nomor: 7108; 7109; 7131 dan 14117.
Samapai hari ini peraturan tersebut masih tetap berlaku berdasarkan ketentuan
Pasal II Aturan Pralihan Undang – Undang Dasar 1945.
Dengan keluarnya peraturan
Pemerintah Nomor 34/1979, maka masalah penyusutan Arsip, yaitu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang
digunakan sebagai pedoman sebagai penyusutan arsip. Untuk lebih terpirinci
masalah penyusutan ini akan dijelskan dalam Bab tersendiri, memngigat pula
luasnya masalah ini dalam kearsipan.
Dasar
Hukum Penyusutan Arsip, yaitu
sebagai berikut :
1. Undang
– Undang Nomor: 7 Tahun 1971, tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Peraturan
Pemerintah Nomor: 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
3. Surat
Edaran Kepada ANRI Nomor: 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif
4. Surat
Edaran Kepala ANRI Nomor: 02/SE/1983 tentang Nilai Guna Arsip
5. Keputusan
Pinpiman Instansi Pemerintah / Lembaga Negara / Badan Pemerintah masing –
masing.
2. Records
Continuum Model
Pola
manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu yang bias
diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini adalah
bersambung atau menghubungkan antra masa lalu dengan masa sekarang, dan sekarang
dengan masa yang akan datang.
Manajemen
arsip elektrinis diperlukan karna dokumen sebuah perusahaan atau Negara tidak
hanya berupa data fisik tetapi juga berupa salektronik.
Menejemen
arsip elektronis mencakup 3 unsur:
1. Kerangka
kerja terintregasi, yaitu namajenem pengarsipan sebagai salah satu fungsi
organisasi yang dapat meningkatkan nilai organisasi bagi stakeholder-nya. Yang
terdiri dari:
a) Budaya
bersama
b) Standar
bersama
c) Pembagain
informasi
d) Koordinasi
e) Kolaborasi
2. Pendekatan
terintregrasi
3. Control
terintegrasi, dengan megolola
kontribusi seluruh anggota organisasi dalam pendistribusian arsip serta
meningkatkan kontribusi antara pencipta, pengguna maupun admi8nistator arsip.
Kegiatan
pengarsipan arsip elektronis adalah sebagai berikut ( berdasarkan pemilihan
system ), yaitu sebagai
berikut ini :
- Memindahkan dokumen ( fisik atau file ) ked lam system computer. Dalam memindahkan dokumen ini kedalam computer membutuhkan alat pindai yang memungkinkan sejumlah kertas tertandai dalam sekali waktu, yang cocok dengan berbagai ukuran kertas, dan yang memiliki kecepatan standar pemindayaian dokumen ( 10-200 halaman/menit ).
- Setelah data dipindai, kemu7dian dta dikonvensi, yaitu data berupa spreadsheet diubah menjadi data berbentuk gambar permanen.
- Proses selanjutnya adalah importing ke dalam system software pengarsipan.
5.
Tahap
Pemusnahan Arsip
Pemusnahan
arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang telah
berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus
dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan
cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentunknya.
Sesuai
dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat
dilakukan oleh Lemnaga – lembaga Negara atau Badan pemerintahaan terhadap arsip
yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
penyimpanan sebagaimana tercantum sebagai jadwal retensi arsip pada instansi
masing – masing.
Pelaksanaan
pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lrbih dari
ditetapkan oleh pimpinan Lenbaga – lembaga Negara atau Badan – badan pemerintah
setelah mendengar pertinbagan Panitia Peneliti arsip yang telah dibentu7k
olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua Badan
pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang
admidtrasi kepengaweian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan
lembaga atau badan pemerintah menetapkan keputusan sebagai mana dimaksud diatas
setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
Pemusnahan
arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi bail isi maupun
bentuknya dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum atau perundang –
undangan dan bidang pengawasan dari Lembaga – lembaga Negara atau badan
pemerintah yang bersangkutan.
Pemusnahan
yang dilakukan dalam satuan kerja ( unit pengolahan ) dalam lingkungan
organisasi menyangkut arsip – arsip yang tidak penting bagi kegunaan pengelola,
kususnya yang menyangkut surat – surat rutin biasa seperti undangan dan
sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut :
(a) Pemusnahan
dilaksanakan dengan membuat daftar arsip – arsip yang akan di musnahkan.
(b) Diketahiu
oleh pejabat – pejabat berwenang.
(c) Pemusnahan
dilakukan dengan berita acara pemusnahan.
Menurut
Basuki ( 2003 ), ada empat metode pemusnahan dokumen Inaktif yaitu:
a.
Pencacahan, metode ini lazim digunakan
di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan
alat pencacahan yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode
untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan – potongan di mana
hasil potongannya akan bervarisi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2.5 cm.
b.
Pembakaran, metode ini sangat popular di
masa lalu karna dianggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar
terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahsia dapat
diketahui oleh pesaing.
c.
Pemusnahan kimiawi, metode ini
memusnahkan dokumen dengan menggunakan badan kimiawi yang dapat melunakkan
kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa
jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan walaupun
motede ini lebih efesien dibandingkan metode pencacahan, namun tidak dapat
dilakukuan sewaktu – waktu.
d.
Pembuburan, metode ini merupakan metode
yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulang, Waupun kurang begitu
popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan, dimasukkan ke bak
penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringa.
Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen.
6.
Tahap
Penyimpanan
dan Penjagaan
Arsip
Ada tiga system
penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu
penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), penyimpanan desentralisasi, dan
kombinasi kedua system. Pemilihan system tersebut harus mempertimbangkan kantor
yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, sepeti seberapa dekat letak
kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa kantor
cabang yang dimiliki, dan sejenisnya.
a)
Pada system sentralisasi semua dokumen
disimpan di pusat penyimpanan unit dawahnya yang ingin menggunakan dokumen
dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai denga keperluan yang
di maksutd. Ada beberapamanfaat penggunaan sistenm sentralisasi, antara lain;
mencegah duplikasi,layana yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu.
Sedangkan kerugin system sentralisasi antara lain; kesulitan fisik,kebocoran
informasi,berbagai bagian mungkin memiliki kebutuhan yang berlainan.
b)
System desentralisasi
Sistem
ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen dimasing-masing
unit.Keuntungan dari system ini antara lain;dekat dekat dengan pemakai,system
ini sangat cocok bila imformasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di
system dibagian yang bersangkutan,system ini juga akan menghemat waktu.
Sedangkan keruginnya antara lain;pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena
banyak duplikasi atas dukungan yang sama
c)
Sistem kombinasi
Pada system
kombinasi masing-masing bagian menyimpan dokumen nya sendiri dibawah control
system pusat.Keuntunggannya antara lain: adanya system penyimpanan dan temu
balik yang seragam, menekan duplikasi dokemen, memudakan control gerakan
dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahaan. Kerugian antara lain:
kerena dokemen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan
menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud. Kurang luwes karna
keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
Di
area modern ini arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip flim, rekaman, foto,
gambar sehingga penyimpanannya pun tidak sama dengan arsip yang berbentuk
kertas. Suhu penyimpanan arsip yang berbentuk kertas berbeda dengan arsip yang
berbentuk selain kertas, oleh karna itu penyimpanan arsip tersebut berbeda.
Arsip
tidak hanya merupakan warisan masa lampau akan tetapi arsip juga member
informasi tentang masa lampau tersendiri oleh karna itu adalah kewajiban kita
semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut darisegala kerusakan dan
kemusnahan, baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip
tersebut. Kerusakan yang berasal dari dalamantara lain: kertas, tinta,dan
perekat lem. Sedangkan kerusakan dari luar yaitu: kelembapan, udara yang
terlalu kering, sinar matahari, debu, kotoran udara, jamur dan sejenisnya.
Supaya penyimpanan arsip efektif maka setiap kearsipan sebaiknya diberikan
pengetahaun mengenai hal tersebut sebeb dengan demikian mereka dapat menjaga
dan menyipan arsip dari kehancuran.
Untuk
menjaga kearsipan dengan baik ada beberapa syarat yang harus dilakukuan antara
lain yaitu:
a.
Ruang Arsip
- Lokasi gudang atau ruang arsip harus bebas dari esibukan industry dan member filter untuk menyaring udara
- Ruang arsip harus terpisah dari kantor unit kerja lainnya kerna arsip merupakan hal yang rahasia
- Pembagian ruang kerja harus efektif sehingga efesiensi akan timbul, ruang penyimpanan tetap rapi
- Ruangan simpan arsip tidak menggunakan jendela akan tetapi membutuhkan ventilasi yang cukup dan cahaya listrik yang cukup
b.
Rak Arsip
Ada
dua macam rak arsip yaitu statis ( tidak bergerak ) dan rak yang bergerak (
system contact storage ), akan tetapi penggunaanrak yang bergerak akan lebih
menghemet tata letak ruang penyimpanan arsip tersebut.
Rak
akan lebih efesien jakia menggunakan bahan dari baja sehingga hindari pemekaian
rak yang terbuet dari kayu karena rak kayu tidak cocok untuk iklim tropis dan
tidak tahan lama terhadap serangan serangga seperti rayap.
c.
Map
Map
yang digunakan dalam penatan berkas terdapat berbagai macam model dan bentuk,
dalam system kartu kendali bayak memakai folder yang memiliki tab sebelah kanan
umum map moel lain juga dapat digunakan seperti map gantung, map folder over,
map back spring file, map snelhecther, dan map folio.
7. Tahap Penyerahan Ke Arsip Nasional RI/ Arsip Nasional
Wilayah
Tahap ini merupakan tahap terakhir
dalam lingkungan hidup arsip, arsipinaktif yang sudah menjadi statis diserahkan
oleh setiap lembaga Negara Badan – badan pemerintah di pusat ke Arsip Nasional
daerah yang akan menampung arsip inaktif pemerintah yang sudah menjadi statis.
Arsip – arsip yang
dipindakan ke Arsip Nasional dibuatkan daftar yang berisi antara lain:
- Nama departemen atau instansi yang akan mengirimkan
- Kode dan pokok masalah
- Kode dan masalah
- Jenis fisik arsif ( photo, mikro flim, dan lain – lain )
- Tahun, bulan, tanggal berkas
- System penyimpanan
- Jumlah berkas
Daftar arsip ini sangat dibutuhkan oleh
pihak yang mengirimkan maupun arsip nasioal RI untuk mengetahui arsip apa yang
akan disimpan di Arsip Nasional. Di sampig daftar penyerahan arsip juga
disertai dengan berita acara penyerahan arsip yang dibuat oleh masing – masing
organisasi.
B. Pengertian Pelayanan Prima
Pelayanan
adalah suatu kegiatan atau suatu urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi
langsung dengan manusia atau mesin secara fisik untuk menyediakan kepuasan
konsumen.
Menurut (Lehtinen
1983 p. 21).Pelayanan adalah sesuatu yang dapat diperjualbelikan dan bahkan
tidak dapat dihilangkan.
Menurut (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)Pelayanan Prima,
sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan / masyarakat, maka
diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki
kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi
profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi.
Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada
suatu ketetapan tata laksananya, prosedur
dan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah
diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai
makna mutu pelayanan yang :
- Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yang ditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian pelayanan.
- Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang yang menerima pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau.
Unsur-unsur kualitas pelayanan :
- Penampilan. Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan persyaratan seperti : wajah harus menawan, badan harus tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik, familiar dalam perilaku, penampilan penuh percaya diri, busana harus menarik
- Tepat Waktu & Janji. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan janji yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya selalu ingkar janji. Demikian juga waktu jika mengutarakan 2 hari selesai harus betul-betul dapat memenuhinya.
- Kesediaan Melayani. Sebagaimana fungsi dan wewenang harus melayani kepada para pelanggan, konsekuensi logis petugas harus benar-benar bersedia melayani kepada para pelanggan.
- Pengetahuan Dan Keahlian. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas harus mempunyai pengetahuan dan keahlian. Disini petugas pelayanan harus memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pelatihan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang luas dibidangnya.
- Kesopanan & Ramah Tamah. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosial rendah maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang standar dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan.
- Kejujuran Dan Kepercayaan. Pelayanan ini oleh pengguna jasa dapat dipergunakan berbagai aspek, maka dalam penyelenggaraannya harus transparan dari aspek kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam penyelesaian waktunya. Dari aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, dapat dipercaya dalam menyelesaikan akhir pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima dapat ditambah unsur yang lain.
- Kepastian Hukum. Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus mempunyai legitimasi atau mempunyai kepastian hukum. Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian hukum jelas akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.
- Keterbukaan. Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada masyarakat.
- Efisien. Dari setiap pelayanan dalam berbagai urusan, tuntutan masyarakat adalah efisiensi dan efektifitas dari berbagai aspek sumber daya sehingga menghasilkan biaya yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas merupakan tuntutan yang harus diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius.
- Biaya. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diperlukan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Tidak Rasial. Pengurusan pelayanan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran dan politik dengan demikian segala urusan harus memenuhi jangkauan yang luas dan merata.
- Kesederhanaan. Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan kemudahan, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.
0 komentar:
Posting Komentar