Contoh Deskripsi Lokasi Penelitian

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

A.    Gambaran Umum Kantor Arsip Kota Medan

Kantor Arsip adalah merupakan salah satu lembaga teknis daerah yang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kotamadya TK. II Medan No. 34 Tahun 1997 tentang pembentukan dan susunan organisasi dan tata kerja Kntor Arsip Daerah Kotamadya Daerah TK II Medan, yang selanjutnya berubah menjadi peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan organisasidan tata kerja pernagkat daerah Kota Medan dan Peraturan Daerah No. 50 Tahun 2010 tentang rincian tugas poko dan fungsi Kantor Arsip Kota Medan.

Setiap laporan akuntabilitas instansi pemerintah (LAKIP) dibuat dalam rangka mempertanggungjawabkam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta pengelolaan sumber daya dan pelaksanaan kebijakan yang dibebankan kepada kepada setiap SKPD dengan suatu sistem yang diatur secara jelas guna mendorong terciptanya keterbukaan kepada masyarakat luas dengan harapan akan mampu meningkatkan partisipasi masyarakat secara berkesinambungan.

Sebagai wujd konkrit dalam meningkatkan patisipasi dalam mengimplementasikan peraturan daerah kota medan nomor 16 tahun 2011 tentang rencana pembangunan jangka menengah daerah .Dan dengan telah dibentuknya susunan organisasi perangkat kota Medan melalui penetapan peraturan daerah nomor 3 tahun 2009., yang ditindaklanjuti dengan diterbitkannya peraturan walikota medan nomor 50 tahun 2010tentang kedudukan , tugas pokok,fungsi dan tata kerja yang dijadikan landasan untuk melaksanakan tugas pokok, fungsi dan tata kerja kantor.

Arsip kota Medan maka ats dasar itu laporan pertanggungjawaban akhir tahun sebagai laporan kemajuan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi organisasidalam bentuk LAKIP

tahun 2011 yang dalam pengapenyusunannya pada keputusan kepala Negara nomor 239/IX/2003 tentang perbaikan pedoman penyususnan pelaporan akuntabilitas kerja instansi pemerintah.

A.    Visi, Misi, Tujuan dan Landasan Hukum

1.      Visi

Visi adalah cara pandang jauh kedepan tentang kemana kantor arsip kota medan akan diarahkan dan menggambarkan hendak menjadi apa organisasi dimasa depan. Penetapan visi kantor Arsip kota Medan sangat penting sebagai penentu arah pelaksanaan tugas diemban oleh seluruh jajaran pimpinan dan pegawai.

Visi kantor Arsip kota Medan adalah “Menjadikan Arsip sebagai alat bukti otentik”.

2.      Misi

Misi merupakan suatu yang harus dilaksanakan sesuai dengan mandat yang diberikan kepada organisasi agar tujuan organisasi tercapai damn visi yang telah ditetapkan agar berhasil diwujudkan. Dengan adanya misi diharapkan seluruh pegawai dan pihak lain yang berkepentingan dapat mengenal kantor Arsip kota Medan dan mengetahui peran dan program-program serta hasil yang akan diperoleh dimasa yang akan datang.

Misi kantor Arsip Kota Medan

Memberdayakan Arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan,meningkatkan kerja sama dan koordinasi antar SKPD dalam hal penataan kearsipan , memberdayakan arsip sebagai alat bukti akuntabilitas kinerja aparatur , menyediakan arsip dan memberikan akses kepada public dan untuk kepantinagn pemerintah,mendapat kemudahan dalam memperoleh penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

3.      Tujuan

Sesuai dangan tugas dan fungsinya , visi misi kantor Arsip kota Medan , tujuan pembangunan kota bidang kearsipan adalah peningkatan efektifitas kelembagaan dan pelayanan kepegawaian daerah serta penyelamatan arsip inaktif sebagai bahan pertanggungjawaban dimasa sekarang dan masa yang akan datang sebagai alat bukti otentik.

 Sasaran

1.      Terciptanya penataan dan pelayanan arsip ,

2.      Tersedianya tenaga arsip yang handal,

3.      Tersedianya sarana dan prasarana dan lebih baik,

4.      Terwujudnya pengeloalan sistem kearsipan yang lebih canggih.

5.      Terwujudnya keseragaman sistem kearsipan dijajaran pemerintahan kota Medan.

4.      Landasan Hukum

Penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pelaksana Kantor Arsip kota Medantahun 2011 dilandasi dasar hukum sebagai berikut :

1. TAP MPR No.XI/MPR/1999 tentang penyelenggara Negara yang bersih dan terbebas dari KKN ;
2. Undang undang nomor 22 tahun 1999 jo Undang undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah ;
3. Undang undang nomor 25 tahun 1999 jo undang undang no 33 tahun 2004 tentang pertimbangan keuangan antara pemerintah pusat dan daerah.
4. Undang undang nomor 28 tahun 1999 penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari KKN .
5. Peraturan daerah nomor 108 tahun 2000 dan PP. No 29 tentang tata cara pertanggung jawaban kepala daerah yang dinilai berdasarkan tolak ukur Renstra.
6. Instruksi presiden RI nomor 7 tahun 1999 tentang akuntabilitas kinerja instansi pemerintah ;
7. Peraturan mentri dalam negri no. 13 tahun 2006tentang pedoman pengeloalaan keuangan daerah , telah diubah denagn peraturan mendagri no 59 tahun 2007;
8. Peraturan daerah kata Medan nomor 7 tahun tentang pokok-pokok pengelolaan keuangan daerah.

B.     Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

            Untuk melaksanakan tugas poko dan fungsinya, Kantor Arsip Kota Medan didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) sebanyak 29 orang yang terdiri dari 20 orang, termasuk didalamnya adalah 1 Kepala Kantor, 1 Sub Bagian Tata Usaha, 3 Seksi, dan Kelompok Jabatan Fungsional.

STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR ARSIP KOTA MEDAN

Organisasi Kantor Arsip Kota Medan terdiri dari beberapa bagian, yaitu  :

a.       Kepala Kantor

b.      Sub Bagian Tata Usaha

c.       Seksi Pengolahan Kearsipan dan Dokumentasi

d.      Seksi Pembinanaan Kearsipan

e.       Seksi Pengawasan

f.       Kelompok Jabatan Fungsional

Rincian Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip Kota Medan

1.      Kepala Kantor

a)      Tugas Pokok :

1. Kantor arsip Kota Medan merupakan unsur pendukung tugas Walikota yang dipimpin oleh Kepala Kantor yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
2. Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijaksanaan urusan pemerintahan daerah dibidang kearsipan

b)      Fungsi :

• Perumusan kebijakan teknis dibidang kearsipan
• Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang kearsipan
• Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kearsipan
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan  tugas dan fungsinya.

2.      Sub Bagian Tata Usaha

a)      Tugas Pokok :

Penyusun rencana, program, dan kegiatan di lingkup tata usaha yang meliputi pengolahan administrasi umum, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan, dan urusan umum lainnya.

b)      Fungsi :

•   Penyusun rencana, program, dan kegiatan ketatausahaan
• Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program kantor
• Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kantor yang meliputi administrasi umum, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan, dan urusan umum lainnya
• Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas kantor
• Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.

3.      Seksi Pengolahan Kearsipan dan Dokumentasi

a)      Tugas Pokok :

Seksi pengolahan Kearsipan dan dokumentasi memiliki tugas pokok yaitu melaksanakan sebagian tugas kantor lingkup Pengelolaan kearsipan dan dokumentasi.

b)      Fungsi :

•  Penyusun Rencana, program, dan kegiatan Seksi Pengelolaan Kearsipan dan Dokumentasi
• Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengelolaan Kearsipan dan dokumentasi
•  Penyiapan bahan kerjasama teknis jaringan informasi lingkup kearsipan dan dokumentasi
• Pelaksanaan kegiatan pendataan dan pengumpulan data arsip in-aktif
• Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pengumpulan data arsip in-aktif
• Pelaksanaan pengolahan data arsip daerah
• Pelaksanaan penyerahan dan pendistribusian arsip
• Pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pengelolaan arsip daerah
• Pelaksanaan kegiatan pemilahan dan pemindahan arsip
• Pelaksanaan penilaian atas penyusutan arsip
• Penyimpanan, perawatan, pengawetan, dan mereproduksi arsip
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. 

4.      Seksi Pembinaan Kearsipan

a)      Tugas Pokok :

Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas pokok yaitu melaksanakan sebagian tugas kantor dalam ruang lingkup Pembinaan Kearsipan

b)      Fungsi :

• Penyusun rencana, program, dan kegiatan seksi Pembinaan Kearsipan
• Penyusun petunjuk Teknis lingkup pembinaan kearsipan
• Pengkoordinasian kegiatan rencana pendidikan dan pelatihan formal serta kedinasan dengan unit terkait dalam rangka pengembangan dan peningkatan profesionalisme arsiparis.
• Pelaksanaan bmbingan kepada arsiparis unit terkait lingkup kearsipan.
•  Pernyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.

5.      Seksi Pengawasan

a)      Tugas Pokok :

• Seksi Pengawasan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berad dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
• Seksi Pengawasan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kantor Lingkup pengawasan.

b)      Fungsi :

1. Penyusun rencana, program, dan kegiatan Seksi pengawasan
2. Penyusun petunjuk teknis lingkup pengawasan
3. Pemberi pelayanan terhadap pemakaian jasa arsip
4. Pengawasan pelayanan peminjaman arsip
5. Pengawasan dan pemberia petunjuk serta memberikan bimbingan terhadap pelaksanaan tugas lingkup pengawasan.
6. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
7.  Pelaksanan  tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya.

6.      Seksi Kelompok Jabatan Fungsional

a)      Tugas Pokok dan Fungsi :

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan tugas sebagian sesuai dengan keahlian dan kebutuhan atau keterampilan sesuai dengan kebutuhan daerah.