BAB IIURAIAN TEORITIS
A.    Arsip
1.      Pengertian Asip
Secara bahasa Arsip mengalami perkembangan Dalam bahasa Belanda disebut archief.Dalambahasa inggris disebut archive berasal dari bahasa yunani,yaitu Arche yang berarti permulaan kemudian dari
Kata Arche berkembang menjadi kata ‘taarchia’ yang berarti catatan. Selanjutnya kata ‘ta archia’ berubah lagi menjadi kata ‘archeon’ yang berarti’ gedung pemerintah’
Menurut Istilah terdapat banyak pengertian  tentang arsip .Berikut  adalah beberapa pengertian  tentang arsip. 
Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia,Arsip adalah dokumen tertulis [surat,akta,dsb] lisan [pidato,ceramah,dsb] atau bergambar[foto,film,dsb] dari waktu lampau,disimpan dalam media tulis[kertas] elektronik [pita kaset, pita pidio, disket computer,dsb] biasanya ci keluarkan oleh instansi resmi,cisimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk reperensi.        
Dalam Oxford Dictionary, kata Archive berarti public record; place  in which these are kept[dokumen umum , dokumen yang dijaga]. 
Dr.Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya ‘Manajemen kearsipan ‘ bahwa arsip  adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan –keterangan mengenai sesuatu subyek[pokok persoalan] ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

The Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran  mengartikan arsip sebagai kumpulan  warkat yang disimpan secara relatur , berencana , karena mempunyai  suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat  cepat ditemukan  kembali.
Berdasarkan  Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang  Ketentuan-Ketentuan pokok  Kearsipan , pasal 1 ayat a dan b, menetapkan  bahwa yang dimaksud  dengan arsip adalah;
a)      Naskah-naskah  yang dibuat  dan diterima  oleh lembaga-lembaga  Negara dan Badan Pemerintah dalam bentuk  corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok,dalam rangka relaksanaan kegiatan Pemerintahan.
b)      Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiataan kebangsaan.
Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bias langsung digunakan sewaktu-waktu).
Arsip sering disamakan dengan dokumen.Namun keduanya berbeda. The International Standart Organization mendefenisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefenisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari isi, struktur dan konteks. 
1.      Peranan Arsip
            Arsip mempunyai peranan sebagai “ pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiataan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah bila mana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur.

2. Jenis Arsip
            Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi :
a.      Arsip Dinamis ( Dokumen )
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan Penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.



Arsip Dinamis ( Dokumen ) dibagi menjadi beberapa kategori :
  1. Dokumen Administrasif meliputi Dokumen Prosedur, formulir dan korespodensi contohnya, buku log yang menyangkut tugas pembukuan dan pemeliharaan perjalanan.
  2. Dokumen Akutansi meliputi Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait contohnya adalah tagihan.
  3. Dokumen proyek Yaitu yang berkaitan dengan proyek tertentu.
  4. Berkas kasus Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi,kontrak,dan lainnya.


            Sedangkan berdasarkan penggunaannya ,arsip dinamis dibagi meniadi;
1)      Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun.
2)      Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif disebut semi aktif jika hanya digunakan minimal 5 kali dalamsetahun contohnya berkas pegawai yang sudah pensiun.

b.      ArsipStatis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan administrasi sehari-hari.Arsip Statis ini berada di arsip Nasional Republik Indonesia atau di arsip nasional daerah.




3.  Penggolongan Arsip
            Berdasarkan subjek atau isinya, arsip dibedakan menjadi beberapa macam antara lain; 
a.       Arsip keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan misalnya;
1)      Laporan keuangan
2)      Surat Perintah Membayar (SPM) Tunai
3)      Surat Perintah Membayar (SPM) Giral
4)      Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat  Penagihan (SPn)
5)      Daftar Gaji
6)      Surat Pertanggungjawaban (SPj).

b.      Arsip kepegawaian, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian  misalnya;
1)      Daftar riwayat hidup pegawai
2)      Surat lamaran
3)      Surat-surat pengangkatan pegawai
4)      Absensi pegawai
5)      Kartu tik pegawai
6)      Kartu pegawai (Karpeg)

c.       Arsip Pemasaran, Yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah-masalah pemasaran misalnya;
1)      Surat penawaran
2)      Surat pesanan
3)      Surat permintaan kebutuhan barang
4)      Surat perjanjian/kontrak penjualan/pembelian
5)      Daftar nama-nama nasabah,relasi .agen,distributor
6)      Daftar harga barang
7)      Daftar daerah  pemasaran

d.      Arsip Pendidikan, segala arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti :
1)      Garis-garis besar program pengajaran (GBPP)
2)      Satuan Pelajaran(SP)
3)      Program Pengajaran
4)      Rekapitulasi pelaksanaan Proses Belajar Mengajar
5)      Daftar afsensi siswa dan guru.

4.      Manajenen Kearsipan 
            Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
              Ada dua model dalam mengelola arsip yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual dan Records Continum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna Mengelola arsip elektronis.
1)      Life Cycle Model (Model Siklus Hidup), Siklus hidup arsip merupakan konsep penting dalam Records Management ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan.sebuah siklus kehidupan adalahKumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Lamanya siklus Hidup bervariasi, sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari,atau siklus Hidup tidak boleh memiliki akhir yg di tetapkan.masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan Catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase.bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup. Setelah arsip dibuat,itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keputusan atau Kebijakan oleh pengguna yang berwenang.ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung,catatan data yang akan dihapus dari aksebilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsiptersebut,dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan,ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan.
Secara lebih rinci,menurut sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan ( Life Span Of Records ) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip,dapat dibagi menjadi empat yaitu :

1)      Tahap Pencipta Arsip
            Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap dari korespondesi management, jadi sebenarnya tidak terdapat record management, tetapi karna kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga di ketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan.
            Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan form baru bagi organisasi, seperti form buat pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan form pemesanan barang.Apabila dilihat lebih lanjut, ukuran dokumen juga relatif berbeda dengan dokumen yang di gunakan untuk berkorespondensi dengan partner organisasi.

2)      Tahap Pengurusan dan Pengendalian
            Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda.Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai Negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging.
            Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern .pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di antara alasannya adalah jika di perhitungkan dari segi biaya, maka biaya langsung terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvesional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani pencarian/penelusuran,pengiriman dan penempatan kembali arsip di tempat penyimpana semula. Paling tidak kegitan tersebut juga memerlukan waktu yang tidak sedikit.Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan,menempatkan kembali, dst). Pendeknya biasa dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka ,ereka tentu akan menghabiskan biaya,waktu dan tenaga yang tidak sedikit.
            Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut  ditangani sebagai arsip yang akan disimpan masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktipitas penyimpanan (mem-file) arsip secara fisik pada tempat penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya. 
            Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan,biaya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau harus melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang diperlukan (Sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya.
            Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akseas yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan data atau tercantum pada derektori yang ada didalamnya . Sistem penyimpanan dokumen (the repositora) dalam prokram tersebut dapat mengontrol setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu.
            Dengan sistem documen imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan .Hal ini dapat untuk mendukung kegiatan konfrensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus

3)      Tahap Refrensi
            Pada tahap ini,surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan,diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesaidigunakan defiling (penataan berkas)dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
            Dengan digunakan sistem filing (penataan berkas) dapat mempermudah dalam tahap ini pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu Sistem abjad,sistem subjek,sistem kronologis (tanggal),sistem nomor,dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad,pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad.kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat.dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari.masalah tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject).untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek.
            Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.untuk surat masuk,penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat, tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka.pada system nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal.
            Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu,misalnya pulau, Provinsi, Kota, dan sebagainya.dalam kaitan ini,
Kriteria sistem kearsipan yang baik menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah
a)      Mudah dilaksanakan,
b)      Mudah dimengerti,
c)      Murah/ekonomis,
d)     Tidak memakan tempat,
e)      Mudah dicapai,
f)       Cocok bagi organisasi atau lembaga,
g)      Fleksibel atau luwes (sesuai perkembangan),
h)      Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip,
i)        Mempermudah pengawasan.

4)       Tahap Penyusutan
            Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintah masing-masing.
            Pelaksanaan penyusutan arsip pada lembaga-lembaga Negara/badan-badan Pemerintah dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yakni berpedoman pada jadwal retens Arsip (JRA) dan SE/01/1981. Bagi lembaga yang sudah memiliki jadwal retensi Arsip (JRA), melaksanakan penyusutan arsip dengan berpedoman pada JRA tersebut.Hal ini berlaku bagi arsip-arsip yang tercipta sesudah Jadwal Retansi (JRA) ditetapkan.Sedangkan arsip-arsip yang tercipta sebelum Jadwal Retansi (JRA) ditetapkan, pelaksanaan penyusutan di dasarkan pada SE/01/1981.
            Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga Negara/ Badan Pemerintah dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut yakni : pendataan arsip,pemberkasan/pengelompokkan arsip sehingga dapat ditentukan nilai guna,jangka simpan dan nasib akhir arsip yang bersangkutan untuk disimpan sementara,disimpan lestari di arsip nasional republik Indonesia (ANRI)/Badan/kantor kearsipan daerah otonom atau dimusnahkan.
            Prosedur penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengola ke unit pengarsipan, penyerahan arsip bernilai guna sekunder ke arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI ) / Badan / Kantor Kearsipan Daerah Otonom dan pemusnahan arsip yang telah habis jangka simpan nilai gunanya.
            Dari hasil kegiatan ini akan terdapat tiga jenis arsip, yaitu arsip yang masih aktif yang digunakan dalam kegiatan sehari – hari tetapi disimpan di Unit Pengola, jenis ke dua yaitu arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong, tembusan yang rangkap ( double ), arsip yang penting tetapi sudah menurun penggunanya langsung dipindahkan ke Unit Kearsipan, menjadi arsip inakfit. Perlu diketahui pula, bahwa kegiatan penyusutan ini dapat pula terjadi ke Unit  Kearsipan, yaitu penyusutan arsip inaktif. Kegiatan ini biasanya dilaksanakan oleh suatu panitia penyusutan atau pemusnahan arsip yang dibentuk oleh suatu Lembaga – lembaga Negara atau Badan Pemerintah masing – masing dan diikuti oleh serta pula Arsip Nasional, serta BANK atau Bepeka sesuai dengan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut, apakah masalah kepegawaian atau masalah keuangan.
            Arsip inaktif yang masih digunkan dalam kegiatan Lembaga – lembaga Negara atau Badan Pemerintah yang bersangkutan akan tetap disimpan di tempatnya ( Unit Kearsipan ), sadangkan arsip yang sudah turun nilai kegunaannya dan tidak atau jarang diguanakan dalam kegiatan sehari – hari, maka dibuat pertelaan dan kemudian diserahkan ke Arsip Nasional untuk disimpan selanjutnya sebagai arsip statis.
            Jelasnya bahwa Arsip Nasional adalah tahap pemerintah atau swasta untuk kepentingan penelitian ilmiyah dalam segala bidang atau menjamin keselamatan atau memelihara bahan pertanggung jawaban Nasional tersebut tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sesuai dengan Peraturan Pemerinta Nomor: 34 / tahun 1979 penyusutan berati:
a)      Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga – lembaga Negara atau Badan – badan Pemerintah masing – masing.
b)      Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan – ketentuan yang berlaku.
c)      Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
            Dalam kenyataannya selama ini masalah penyesutan atau pemusnahan arsip belum diselenggarakan begaimana mestinya. Memang zaman Hindia Belanda dulu telah mengatur terutama selaki mengenai pemusnahan arsip, yaitu sejak tahun 1881 sampai dengan tahun 1938 telah dikeluarkan “Bijblad of the Staatsblad” ( Tambahan Lembaga Negara ) berturut – turut nomor: 7108; 7109; 7131 dan 14117. Samapai hari ini peraturan tersebut masih tetap berlaku berdasarkan ketentuan Pasal II Aturan Pralihan Undang – Undang Dasar 1945.
            Dengan keluarnya peraturan Pemerintah Nomor 34/1979, maka masalah penyusutan Arsip, yaitu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman sebagai penyusutan arsip. Untuk lebih terpirinci masalah penyusutan ini akan dijelskan dalam Bab tersendiri, memngigat pula luasnya masalah ini dalam kearsipan.
            Dasar Hukum Penyusutan Arsip, yaitu sebagai berikut :
1.      Undang – Undang Nomor: 7 Tahun 1971, tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.
2.      Peraturan Pemerintah Nomor: 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
3.      Surat Edaran Kepada ANRI Nomor: 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif
4.      Surat Edaran Kepala ANRI Nomor: 02/SE/1983 tentang Nilai Guna Arsip
5.      Keputusan Pinpiman Instansi Pemerintah / Lembaga Negara / Badan Pemerintah masing – masing.

2.   Records Continuum Model
Pola manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu yang bias diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini adalah bersambung atau menghubungkan antra masa lalu dengan masa sekarang, dan sekarang dengan masa yang akan datang.
Manajemen arsip elektrinis diperlukan karna dokumen sebuah perusahaan atau Negara tidak hanya berupa data fisik tetapi juga berupa salektronik.

            Menejemen arsip elektronis mencakup 3 unsur:
1.      Kerangka kerja terintregasi, yaitu namajenem pengarsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai organisasi bagi stakeholder-nya. Yang terdiri dari:
a)      Budaya bersama
b)      Standar bersama
c)      Pembagain informasi
d)     Koordinasi
e)      Kolaborasi
2.   Pendekatan terintregrasi
3.      Control terintegrasi, dengan megolola kontribusi seluruh anggota organisasi dalam pendistribusian arsip serta meningkatkan kontribusi antara pencipta, pengguna maupun admi8nistator arsip.
            Kegiatan pengarsipan arsip elektronis adalah sebagai berikut ( berdasarkan pemilihan system ), yaitu sebagai berikut ini :
  • Memindahkan dokumen ( fisik atau file ) ked lam system computer. Dalam memindahkan dokumen ini kedalam computer membutuhkan alat pindai yang memungkinkan sejumlah kertas tertandai dalam sekali waktu, yang cocok dengan berbagai ukuran kertas, dan yang memiliki kecepatan standar pemindayaian dokumen ( 10-200 halaman/menit ).
  • Setelah data dipindai, kemu7dian dta dikonvensi, yaitu data berupa spreadsheet diubah menjadi data berbentuk gambar permanen.
  • Proses selanjutnya adalah importing ke dalam system software pengarsipan.



5.      Tahap Pemusnahan Arsip
         Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentunknya.
         Sesuai dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh Lemnaga – lembaga Negara atau Badan pemerintahaan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum sebagai jadwal retensi arsip pada instansi masing – masing.
         Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lrbih dari ditetapkan oleh pimpinan Lenbaga – lembaga Negara atau Badan – badan pemerintah setelah mendengar pertinbagan Panitia Peneliti arsip yang telah dibentu7k olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua Badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang admidtrasi kepengaweian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan lembaga atau badan pemerintah menetapkan keputusan sebagai mana dimaksud diatas setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
         Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi bail isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum atau perundang – undangan dan bidang pengawasan dari Lembaga – lembaga Negara atau badan pemerintah yang bersangkutan.
         Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja ( unit pengolahan ) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip – arsip yang tidak penting bagi kegunaan pengelola, kususnya yang menyangkut surat – surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut :
(a)    Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip – arsip yang akan di musnahkan.
(b)   Diketahiu oleh pejabat – pejabat berwenang.
(c)    Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.
           
            Menurut Basuki ( 2003 ), ada empat metode pemusnahan dokumen Inaktif yaitu:
a.       Pencacahan, metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacahan yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan – potongan di mana hasil potongannya akan bervarisi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2.5 cm.
b.      Pembakaran, metode ini sangat popular di masa lalu karna dianggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahsia dapat diketahui oleh pesaing.
c.       Pemusnahan kimiawi, metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan badan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan walaupun motede ini lebih efesien dibandingkan metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukuan sewaktu – waktu.
d.      Pembuburan, metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulang, Waupun kurang begitu popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan, dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringa. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen.

6.      Tahap Penyimpanan dan Penjagaan Arsip
Ada tiga system penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua system. Pemilihan system tersebut harus mempertimbangkan kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, sepeti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa kantor cabang yang dimiliki, dan sejenisnya.
a)      Pada system sentralisasi semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan unit dawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai denga keperluan yang di maksutd. Ada beberapamanfaat penggunaan sistenm sentralisasi, antara lain; mencegah duplikasi,layana yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu. Sedangkan kerugin system sentralisasi antara lain; kesulitan fisik,kebocoran informasi,berbagai bagian mungkin memiliki kebutuhan yang berlainan.
b)      System desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen dimasing-masing unit.Keuntungan dari system ini antara lain;dekat dekat dengan pemakai,system ini sangat cocok bila imformasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di system dibagian yang bersangkutan,system ini juga akan menghemat waktu. Sedangkan keruginnya antara lain;pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena banyak duplikasi atas dukungan yang sama
c)      Sistem kombinasi
Pada system kombinasi masing-masing bagian menyimpan dokumen nya sendiri dibawah control system pusat.Keuntunggannya antara lain: adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam, menekan duplikasi dokemen, memudakan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahaan. Kerugian antara lain: kerena dokemen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud. Kurang luwes karna keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
            Di area modern ini arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip flim, rekaman, foto, gambar sehingga penyimpanannya pun tidak sama dengan arsip yang berbentuk kertas. Suhu penyimpanan arsip yang berbentuk kertas berbeda dengan arsip yang berbentuk selain kertas, oleh karna itu penyimpanan arsip tersebut berbeda.
            Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau akan tetapi arsip juga member informasi tentang masa lampau tersendiri oleh karna itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut darisegala kerusakan dan kemusnahan, baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip tersebut. Kerusakan yang berasal dari dalamantara lain: kertas, tinta,dan perekat lem. Sedangkan kerusakan dari luar yaitu: kelembapan, udara yang terlalu kering, sinar matahari, debu, kotoran udara, jamur dan sejenisnya. Supaya penyimpanan arsip efektif maka setiap kearsipan sebaiknya diberikan pengetahaun mengenai hal tersebut sebeb dengan demikian mereka dapat menjaga dan menyipan arsip dari kehancuran.
            Untuk menjaga kearsipan dengan baik ada beberapa syarat yang harus dilakukuan antara lain yaitu:


a.       Ruang Arsip
  1. Lokasi gudang atau ruang arsip harus bebas dari esibukan industry dan member filter untuk menyaring udara
  2. Ruang arsip harus terpisah dari kantor unit kerja lainnya kerna arsip merupakan hal yang rahasia
  3. Pembagian ruang kerja harus efektif sehingga efesiensi akan timbul, ruang penyimpanan tetap rapi
  4. Ruangan simpan arsip tidak menggunakan jendela akan tetapi membutuhkan ventilasi yang cukup dan cahaya listrik yang cukup


b.      Rak Arsip
Ada dua macam rak arsip yaitu statis ( tidak bergerak ) dan rak yang bergerak ( system contact storage ), akan tetapi penggunaanrak yang bergerak akan lebih menghemet tata letak ruang penyimpanan arsip tersebut.
Rak akan lebih efesien jakia menggunakan bahan dari baja sehingga hindari pemekaian rak yang terbuet dari kayu karena rak kayu tidak cocok untuk iklim tropis dan tidak tahan lama terhadap serangan serangga seperti rayap.
c.       Map
Map yang digunakan dalam penatan berkas terdapat berbagai macam model dan bentuk, dalam system kartu kendali bayak memakai folder yang memiliki tab sebelah kanan umum map moel lain juga dapat digunakan seperti map gantung, map folder over, map back spring file, map snelhecther, dan map folio. 
7.      Tahap Penyerahan Ke Arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah
            Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hidup arsip, arsipinaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap lembaga Negara Badan – badan pemerintah di pusat ke Arsip Nasional daerah yang akan menampung arsip inaktif pemerintah yang sudah menjadi statis.
Arsip – arsip yang dipindakan ke Arsip Nasional dibuatkan daftar yang berisi antara lain:
  • Nama departemen atau instansi yang akan mengirimkan
  • Kode dan pokok masalah
  • Kode dan masalah
  • Jenis fisik arsif ( photo, mikro flim, dan lain – lain )
  • Tahun, bulan, tanggal berkas
  • System penyimpanan
  • Jumlah berkas

            Daftar arsip ini sangat dibutuhkan oleh pihak yang mengirimkan maupun arsip nasioal RI untuk mengetahui arsip apa yang akan disimpan di Arsip Nasional. Di sampig daftar penyerahan arsip juga disertai dengan berita acara penyerahan arsip yang dibuat oleh masing – masing organisasi. 
B.     Pengertian Pelayanan Prima
Pelayanan adalah suatu kegiatan atau suatu urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung dengan manusia atau mesin secara fisik untuk menyediakan kepuasan konsumen.
Menurut (Lehtinen 1983 p. 21).Pelayanan adalah sesuatu yang dapat diperjualbelikan dan bahkan tidak dapat dihilangkan.
Menurut  (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)Pelayanan Prima, sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan / masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi.
Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedur  dan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan  yang :
  1. Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yang  ditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian pelayanan.
  2. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang yang menerima    pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau. 
Unsur-unsur kualitas pelayanan :
  1. Penampilan. Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan persyaratan seperti : wajah harus menawan,  badan harus tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik,  familiar dalam perilaku, penampilan penuh percaya diri, busana harus menarik
  2. Tepat Waktu  & Janji. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan janji yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya selalu ingkar janji. Demikian juga waktu jika mengutarakan 2 hari selesai harus betul-betul dapat memenuhinya.
  3. Kesediaan Melayani. Sebagaimana fungsi dan wewenang harus melayani kepada para pelanggan, konsekuensi logis petugas harus benar-benar bersedia melayani kepada para pelanggan.
  4. Pengetahuan Dan Keahlian. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas harus mempunyai pengetahuan dan keahlian. Disini petugas pelayanan harus memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pelatihan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang luas dibidangnya.
  5. Kesopanan & Ramah Tamah. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosial  rendah  maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang standar dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan.
  6. Kejujuran Dan Kepercayaan. Pelayanan ini oleh pengguna jasa dapat dipergunakan berbagai aspek, maka dalam penyelenggaraannya harus transparan dari aspek kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam penyelesaian waktunya. Dari aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, dapat dipercaya dalam menyelesaikan akhir pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima dapat ditambah unsur yang lain.
  7. Kepastian Hukum. Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus mempunyai legitimasi atau mempunyai kepastian hukum. Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian hukum jelas akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.
  8. Keterbukaan. Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada masyarakat.
  9. Efisien. Dari setiap pelayanan dalam berbagai urusan, tuntutan masyarakat adalah efisiensi dan efektifitas dari berbagai aspek sumber daya sehingga menghasilkan biaya yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas merupakan tuntutan yang harus diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius.
  10. Biaya. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diperlukan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  11. Tidak Rasial. Pengurusan pelayanan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran dan politik dengan demikian segala urusan harus memenuhi jangkauan yang luas dan merata.
  12. Kesederhanaan. Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan kemudahan, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.


0 komentar:

Posting Komentar