Fungsi
Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial
maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan
melibatkan empat fungsi, yaitu:
1.
Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang
lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan
setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti
informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan
kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan)
membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan,
izin cuti dan sebagainya.
2.
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua
lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif
ini, yaitu:
- Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
- Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
- Kekuatan pimpinan dalam memberi
sanksi.
- Kepercayaan bawahan terhadap atasan
sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
- Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
- Berkaitan dengan pesan atau
message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada
kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan
tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
.jpg)
3. Fungsi
Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan
secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi
Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran
yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan
baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi;
juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa
istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang
lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Memahami
Komunikasi dalam Organisasi
Gaya komunikasi atau communication style akan
memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam
suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan
gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan
mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran
manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam
organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan
kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang
yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang
efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya
Komunikasi. Gaya
komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku
antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a
specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari
sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau
tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu
gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender)
dan harapan dari penerima (receiver).
Gaya
Komunikasi yang akan kita pelajari adalah sbb:
1.
The Controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan
adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur
perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan
gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way
communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication
ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka
untuk berharap pesan. Mereka
tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan.
Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik,
kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan
pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan
pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan
kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak
berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha
menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling
style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain
supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk
kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini,
tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons
atau tanggapan yang negatif pula.
2.
The Equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah
adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini
ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan
maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak
komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi
dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai
dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota
organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya
komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap
kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang
lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The
equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi,
sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam
situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang
kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan
share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3.
The Structuring style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan
verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus
dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk
mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi
tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio
State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang
mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill
dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien
adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan
tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4.
The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif,
karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya
berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of
communication ini sering dipakai ataupun supervisor
yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi
atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih
baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi
persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa
karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah
yang kritis tersebut.
5.
The Relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima
saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi
perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah
dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim
pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan
luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua
tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6.
The Withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak
komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini
untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun
kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya
tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna
bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga
mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang
lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi
organisasi.
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the
equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal.
Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing
dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi
organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal
mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat
Referensi :
Mulyana, Teori Komunikasi-modul 10, 2008
Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, 1996
Onong Uchyana Effendi, Dimensi-Dimensi
Komunikasi, 2001
Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication,
1997
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, 1994
0 komentar:
Posting Komentar